A ÚLTIMA SEMANA

05:30 h. MARAVILHAAA!!!! Consegui acordar na hora certa. A sensação da conquista é indescritível, o conforto é sentido a cada segundo pensado nela.

Havia meses em que não conseguia chegar junto com o despertador, lembram?

Despertador? Espera aí! Ele não tocou! E permanece mudo!

PORRA! Que dia é hoje?

DOMINGOOOOOOOOOOO!!!!!!!!!!!!!!

Acho que não preciso dizer como estou me sentindo agora.

Mas logo melhoro o humor. A ansiedade é grande. Tenho receio de estar sendo repetitivo, mas estou me sentindo como uma criança com um brinquedo novo e essa sensação é maravilhosa.

Está explicado o motivo de ter acordado tão cedo em um domingo. Melhor assim, o dia fica maior.

Mas não pensem que essa história veio de graça. Não decidi comprar uma moto e sair viajando como um filhinho de papai. Não que tenha alguma coisa contra, apenas não é o caso.

Está no livro. Sou filho de uma cearense com um paulista e de comum o espírito aventureiro era das poucas coisas. Cansei de viajar pelo Brasil à dentro com eles. Não tínhamos posses, vivíamos no limite de seus vencimentos, mas éramos muito felizes. Ainda somos.

Todas as férias de fim de ano era a mesma coisa, mudava o itinerário, mas o programa era o mesmo. Deixávamos minha irmã na casa da madrinha e saíamos por aí visitando a família espalhada pelo país. Cada ano uma.

São Paulo, Brasília, Recife e Fortaleza. No caminho passávamos por todo tipo de cidade ou lugarejos. Biroscas de pau a pique abrigando Barbeiros, aranhas e todo tipo de inseto. Sapos, cobras e afins eram uma constante. Eu me divertia.

As estradas péssimas como as de hoje, muitas ainda em construção. Pernoitar era um sacrifício, mas não me lembro de minha mãe ou meu pai estressados por causa de bichos, desconforto, etc.

Nosso transporte? Um valoroso fusquinha adquirido de dois em dois anos. Os carrões canadenses de meu pai não iriam agüentar o “Raly”.

E foi nesse ambiente que fui criado e por causa dele, após a conquista da Carteira Nacional de Habilitação, iniciei minhas viagens. No começo eram pequenas com a turma. Petrópolis, Itaipava, Friburgo, Itatiaia, Penedo, Búsios, Cabo Frio, etc.

Já na faculdade, com uns 22 anos, a primeira grande viagem. O combinado era eu ir de avião, ficar na casa de uma tia em Fortaleza enquanto duas amigas iriam de ônibus me encontrar. Desceríamos de ônibus parando pelas cidades e pontos desejados. Passaríamos o carnaval em Porto Seguro e voltaríamos para casa.

No dia do meu vôo elas me apareceram com um cara que iria levá-las de carro.

Ok! Não havia como discutir, elas estavam animadas com o fato de não ter que ir de ônibus. Eu não ia ser o desmancha prazeres, mas o tempo mostrou que ele o foi. Só não estragou completamente a nossa viagem porque soubemos colocá-lo no lugar nos momentos críticos. Mas que ele deu trabalho? Ah! Isso deu! E não foi pouco.

Daí em diante, outras foram feitas, algumas para o Nordeste, duas de carro incluindo minha lua de mel, duas para o Sul, Manaus umas três, Amapá (essa à trabalho) uma, Estados unidos umas quatro ou cinco, Chile idem e França uma.

Sou um grande apreciador de motos, já caí feio duas vezes e não desisti de tê-las como meio de transporte, lazer e prazer. Há muito desejava unir essas minhas duas “necessidades” e hoje estou à uma semana de realizar esse sonho.

Abri mão de algumas coisas para realizá-la, mas estou satisfeito com essa escolha.

Como dito dois “posts” atrás, meu lado racional me fez fazer todo um planejamento. Aproveitei meus conhecimentos em Gestão de Projetos e cumpri todos os passos como uma espécie de reciclagem.

Para quem conhece não vai ser difícil, mas para quem não conhece são nove gerências e aí vai um resumo de cada uma delas (para grandes Projetos existem softwares específicos e poderosos, mas uma planilha eletrônica já é um grande aliado):

ESCOPO – É quando você descreve o seu Projeto, no caso da viagem, define o roteiro, o meio de transporte, aonde vai se hospedar, os locais que deseja visitar e as atividades necessárias para cumprir tudo isso, incluindo manutenção do veículo, documentos, autorizações, etc.

Você lista isso tudo em forma de entregáveis (equipamentos de proteção, por exemplo, são itens a adquirir) e no decorrer do Projeto você vai “entregando” cada item. Essa lista não é estanque, pode mudar dependendo dos acontecimentos em qualquer fase: Planejamento, Execução e Fim.

Não se esqueça de listar suas premissas, ou seja, itens que você determinou fazer durante o Projeto. Os motivos não importam, segurança, uma encomenda feita pelo cunhado chato, limites de orçamento ou tempo, etc.

E as restrições: Limites de velocidade, não viajar à noite, qualidade do combustível, etc.

Durante o Projeto você vai controlando as “Entregas” verificando se cumpre todas ou se por algum motivo será necessária alguma mudança no Escopo para poder cumprir o planejado.

TEMPO – De posse da lista dos entregáveis, você a dispõe no tempo, de preferência na seqüência que pretende realizar cada uma da “Entregas”. Sabendo a data do início ou ao menos o prazo que tem e a quantidade de tempo que necessita para cumprir cada uma delas, você inicia seu Cronograma. Se não tem a data de início, comece com ”Dia1” depois é só substituí-lo pela data certa.

Comprar itens que faltam - DIA 1 ao DIA 4
Fazer as malas - DIA 3 ao DIA 5 (meninas)
Voar (avião) - DIA 5 ao DIA 6 (Japão?)
Etc.

Ao terminar, caso você verifique que o tempo é curto, você tenta comprimir seu cronograma “entregando” coisas simultaneamente. As meninas são boas nisso pelo fato de serem multitarefa.

Durante o Projeto você vai controlando as datas das “Entregas” verificando se cumpre todas ou se por algum motivo será necessária alguma mudança no Cronograma para poder cumprir o planejado.

COMUNICAÇÃO – Você nunca estará só em seu Projeto. Haverá pessoas, empresas, lojas, hotéis, etc. que farão parte dele e você precisa se comunicar com todos eles. Baseado na lista dos entregáveis faça outra com os dados de comunicação de cada um desses coadjuvantes (você pode fazer um complemento na lista de “Entregáveis” e ter apenas uma). Nome, contato, telefone, fax, e-mail, site e endereço. Anote as informações obtidas em cada contato, elas podem ser úteis em algum momento do Projeto.

Nesse caso, você estará lidando com pessoas e igual a bunda de criança, das cabeças dessas pessoas pode sair qualquer coisa. Preste atenção em costumes, dialetos, TPMs, egos, rixas (brasileiros x argentinos), etc. principalmente se você estiver lidando com estrangeiros.

Em minhas atividades lido com muitos deles, americanos, holandeses, alemães, entre outros.

Até agora, os indianos foram os mais complicados. Além de o inglês ser dificílimo de entender, seus costumes são muito diferentes incluindo higiene. Não vou ficar escrevendo essas coisas, mas procure se informar antes de desejar conhecer as belezas daquele exótico país, o Taj Mahal ou apenas dar uma voltinha de elefante. Com certeza você vai pensar duas vezes antes de fazê-lo. Ah, só uma coisa, se for, não os cumprimente com um aperto de mão esquerda ou será direita? Bom, por via das dúvidas junte as mãos (as suas!!!) e diga em tom baixo “Namastê”, é mais seguro.

Agora você já sabe o motivo daquele estresse todo no restaurante daquela cidadezinha no interior da França. Ou aquela briga com o carregador de bagagem, quando você resolveu escalar o Everest. Ou em São Paulo, uma das maiores cidades do mundo, quando você olhou para o Tietê e disse para o cara que estava ao seu lado vestido com a camisa do “Curintiá”:

“Mas que praia mais suja!”

QUALIDADE – Certamente, por mais aventureiro que você seja vai querer ter um mínimo de conforto em suas viagens, ou que o produto de seu Projeto atenda as necessidades para o qual ele foi planejado, etc.

É nessa gerência que você controla essas coisas. Existem, ou você cria, procedimentos de como fazer as coisas de maneira a padronizar processos e assim produzir mais e errar menos.

Mesmo em Projetos específicos como uma viagem de moto, você utiliza essa gerência.

Você escolhe a moto, especifica os equipamentos de proteção, combustível, as estradas que vai rodar, sua alimentação, locais onde vai dormir, etc. Para isso você define o grau de qualidade que deseja ter mediante seu orçamento, restrições dos locais e assim por diante.

Durante o Projeto você vai controlando a qualidade de cada item ou serviço que você adquire e/ou produz, fazendo os testes necessários.

CUSTOS – É aqui que se perdem preciosos fios de cabelo. Na melhor das hipóteses eles ficam brancos.

Aqui há uma relação direta com a gerência de Escopo. Se o escopo está bem definido, a lista de entregáveis é clara e objetiva fica fácil estimar o custo e controlá-lo sem muitos problemas. Acontece que nem sempre é assim. As pessoas querem um produto, mas não tem muito saco para especificá-lo. As meninas querem fazer uma festa, mas não se dão ao trabalho de planejá-las decentemente. Um casamento então, nem se fala.

Com o escopo e os entregáveis definidos e dependendo de seu conhecimento de cada item você consegue fazer as consultas de preços ou uma estimativa de cada um deles e assim obter a estimativa global de seu Projeto.

Esse dado em comparação com sua disponibilidade financeira vai ser determinante para dizer se o Projeto vai seguir ou se será necessária alguma modificação a fim de adaptá-lo a sua realidade. Essa modificação pode ser de:

- Escopo, reduzindo-o – Não vou mais para o exterior, vou para Miami mesmo.

- Tempo, reduzindo-o – 30 dias de férias que nada, serão 20 dias e ainda vendo 10.

- Qualidade, reduzindo-a – Hotel 5 estrelas que nada, a pensão da Tia Filomena serve.

Você vai determinar onde mexer.

Feita nova estimativa, nova análise e aprovação.

Nessa estimativa você já prevê os pagamentos baseados nas consultas feitas para obtenção dos preços. Dispondo esses pagamentos na Linha de tempo você obtém o Fluxo de Caixa.

Inicia-se o Projeto e a etapa de aquisição dos itens, próxima gerência, para então fazer o controle de custos.

Esse controle se faz comparando-se o que foi previsto no fluxo de caixa com o comprometido (despesa agendada: sinal, parcelas, etc.) e com o real pago.

Exemplo: Você pode ter previsto um pagamento de um item em parcelas, no fechamento do negócio se comprometeu a pagar em 15 dias em uma única parcela à vista, pois o desconto era ótimo, mas quando foi pagar, por algum motivo atrasou.

AQUISIÇÃO – Ou compras é a gerência que ajuda você a adquirir os itens necessários a realização de seu Projeto. Qualquer que seja ele, você terá itens a adquirir e ou contratar. A lista de “Entregáveis” vai te fornecer esses itens e na lista de Comunicação vão estar os dados de contato de cada fornecedor.

Só resta a você fazer o que sempre fez na vida, pesquisar os preços com alguns fornecedores, estudar as propostas, escolher as melhores, negociar e fechar os contratos.

Organize as informações da forma como lhe convier e consulte-as periodicamente para ver se o que você está recebendo está de acordo com o contratado.

Não jogue fora as propostas não aceitas. Elas podem servir caso haja necessidade durante o Projeto.

Repare que algumas aquisições são mini Projetos dentro de seu Projeto, portanto, para controlá-las talvez seja necessário você monitorar etapas de alguns contratos. Um vestido de noiva, por exemplo, tem a escolha do modelo, as diversas provas, a prova final, a entrega e o vestir no dia “D”. Peça para o fornecedor as datas desses “Sub-Entregáveis”, registre-as em seu Cronograma e monitore.

RECURSOS HUMANOS – Em um Projeto, normalmente você fará parte de uma equipe, ou precisará montar uma. É aí que atua a gerência de RH. Em português claro, não deixa de ser o antigo departamento pessoal com suas funções ampliadas com a criação de novas técnicas.

Essa gerência contrata a equipe ou contrata a empresa que fará isso (as Had Hunters), treina a equipe nas normas e procedimentos da empresa e promove eventos de integração a fim de manter o moral elevado.

Como nesse meu Projeto estarei só não vou entrar em detalhes desta gerência.

RISCO – Toda atividade está sujeita ao risco, um Projeto não é diferente. Pode ser um incêndio no local do show, a chuva no dia do casamento ao ar livre, uma batida de carro, um equipamento que quebra no transporte, etc.

É necessário que se faça um levantamento desses riscos, verificar qual a possibilidade de ele ocorrer, verificar o seu valor se ele ocorrer e dependendo disso elaborar um tratamento para o caso de ocorrência. As opções são:

- Ignorar – Pouca possibilidade de ocorrer e baixo custo se ocorrer;

- Mitigar – ou reduzir – Média possibilidade de ocorrer e médio custo;

- Transferir – Alta possibilidade de ocorrer e alto custo (ou uma das duas, você decide) – Exemplo: Seguro, se o sinistro ocorrer, o seguro paga.

- Potencializar – No caso do risco positivo. Se possível, você ajuda ele acontecer. Um possível desconto em uma passagem de avião se comprada com antecedência. Você vai procurar definir o dia e a hora da partida e volta o mais rápido possível a fim de antecipar essa compra.

Durante o Projeto você vai monitorando as entregas sob o ponto de vista da ocorrência dos riscos e tratando conforme previsto.

INTEGRAÇÃO – Você viu que as gerências são interdependentes, elas fornecem informações umas as outras, portanto, é necessário uma gerência que faça esse meio de campo e finalize todos os processos na etapa de encerramento do Projeto.

Bom gente, não vou alongar mais o papo, se você gostou da sistemática, lembre-se que para dar certo é necessário se trabalhar visando o bom andamento do Projeto, se ficar de babaquice sonegando informações ou putinho porque a sua idéia não foi aceita pela equipe você não serve para trabalhar com essa metodologia.

Você foi feito para Projetos individuais, de um dono só. Ou seja, vai vender cerveja ou sanduíche natural na praia (não estou desmerecendo quem o faz, certo?).

Saiba também que você não precisa utilizar todas as gerências, cada Projeto tem suas particularidades. Naturalmente você vai ver que essas especificidades vão te induzir a utilizar as mais importantes para o Projeto.

Utilize apenas as gerências que julgar necessárias, você vai se sair muito bem em seus Projetos.

Caso queira maiores informações podemos agendar um curso um pouco mais aprofundado. Deixe um comentário especifico com seus dados de contato. Esses comentários não serão divulgados, portanto, se desejar fazer um comentário ao texto, faça-o separado do outro.

Até o próximo.